I) ENTREE EN POSTE ET CONCOURS + VIE PERSONNELLE
LE RECRUTEMENT AU POSTE DE SECRETAIRE DE MAIRIE PEUT SE FAIRE PAR VOIX DIRECT .IL EST TOUTEFOIS INDISPENSABLE D’AVOIR UNE CAPACITE D’ADAPTATION ,ETRE DISPONIBLE ET DE GRANDES QUALITES HUMAINES SANS OUBLIER LE SOURIRE . IL FAUT ETRE AUSSI TRES ORGANISE NOTAMMENT DANS LA SAISIE PAR EXEMPLE DES FICHES DE PAYE ,DES FACTURES ET DES SUBVENTIONS AVANT ECHEANCES .
LES CONCOURS DE REDACTEUR OU ADJOINT ADMINISTRATIF SONT RECOMMANDES MAIS PAS INDISPENSABLES POUR EXERCER MAIS NECESSAIRE EN VUE D’UNE TITULARISATION .DES FORMATIONS SONT AUSSI OBLIGATOIRES EN COURS DE CARRIERE AFIN DE NOUS PERFECTIONNER .
EN CE QUI CONCERNE LA VIE FAMILIALE , LES IMPREVUS OU LES ECHEANCES A TRAITE DE MANIERE IMPERATIVES DEMANDENT UNE DISPONIBILITE MEME EN FIN DE JOURNEE ET CECI PEUT DEBORDER SUR LE TEMPS DE TRAVAIL. FACE A L’URGENCE , UNE ADAPTATION SERA DE RIGUEUR . CEPENDANT, MEME SI LA DISPONIBILITE EST IMPORTANTE, C'EST A NOUS DE FAIRE LA PART DES CHOSES ET DE SAVOIR DIRE NON.
LE METIER EXIGE UNE GRANDE DISCRETION CAR L'ON EST AU COURANT D'ELEMENTS PERSONNELS TOUCHANT LA VIE PERSONNELLE DE CERTAINS ADMINISTRES.
II) LES MISSIONS DE LA SECRETAIRE DE MAIRIE :
1) DES MISSIONS ORDINAIRES DANS TOUTES LES MAIRIES :
- Gestion des élections
- Gestion de l’Etat civil
- Elaboration du budget
- Accueil des administrés
- Gestion des subventions
- Gestion des factures mais aussi des recettes en fonction des services mis en place dans la commune (cantine, loyers communaux...)
- Gestion du personnel ( paie, suivi de la formation, gestion des carrières...)
- Gestion du courrier + répartition
- Election : période de révision entre le 01/09 et le 31/12, mettre à jour la liste des électeurs (courrier administratif et réunion en fin d'année)
2) Des compétences en fonction des besoins de la commune :
- Urbanisme
- Marchés publics
- Cimetière
- Gestion des cantines
- CCAS
- Assainissement
- Déneigement
- Affichages
- Eglise
- Gestion des gens du voyage
- Listing des chiens dangereux
- Gestion des subventions
De manière quotidienne, la secrétaire de mairie répond aux administrés en fonction des heures d’ouverture de la mairie. Il est important qu’elle puisse également profiter des heures de fermeture pour pouvoir travailler sur des dossiers complexes.
Il est important pour la secrétaire de savoir développer son réseau et d’avoir de bonnes relations avec les autres collègues des collectivités pour pouvoir faire appel à eux en cas d’interrogations.
Il existe différents sites internet pour aller chercher des informations tels que servicepublic.fr, legifrance, mairieconseil, amf (association des maires de France...)
3) Compétences :
- Organisation : le temps de travail, le rangement des différents dossiers, gérer à la fois l’accueil et les dossiers, mais aussi établir ses priorités.
- Disponibilité : savoir être souple au niveau des horaires
- Patience : avec les administrés, traitement des dossiers…
- Etre à l’écoute, ainsi que savoir reformuler : par exemple lors d’une réunion de conseil municipal il faut être à l’écoute pour pouvoir ensuite rédiger la délibération.
- Rigueur : faire attention aux dates buttoirs.
- Etre souriante
- Consciencieux au niveau de la syntaxe : ne pas faire de faute d’orthographe !
- Chercher l’information, avoir son propre « réseau »
Adaptation : savoir s’adapter à tous les administrés ainsi qu’à tous les élus (ou en cas de changement des élus, lors du changement de mandat ! tous les 6 ans)
